簡単にできる顧客管理｜エクセルとCRM

小さな会社や取引先の少ない会社であれば、顧客管理を手書きで行うこともあるでしょう。しかし扱う情報の多い会社はそうはいきませんし、小さな会社でも書き換えや書き足しの面倒や手書きのデータを整理する手間を考えると、デジタルの力を借りた方が効率的です。
今回は苦手な方も多いであろうエクセルでの顧客管理についてご紹介します。
また、パソコンが壊滅的な方にもできる顧客管理方法もお教えします。

顧客管理で作っておくべき項目
エクセルでデータを扱う上での注意点
エクセルに限界を感じたらCRMがおすすめ
まとめ

顧客管理で作っておくべき項目

顧客管理は中小企業や個人事業主にとって売り上げを大きく左右します。簡単な顧客管理を行う方法として、表計算ソフトであるエクセルがあります。
エクセルは事務作業に使うPCに大抵インストールされているので、初期費用がかからない上に慣れ浸しんだソフトである点がメリットです。
エクセルで顧客管理を行う際、
1)必要な顧客情報項目を決める
2)バックアップのルール
3)顧客管理表をエクセルで作成
4)ファイルサーバーの設定
が必要になります。
最初に顧客管理に必要な顧客情報の項目(大まかに顧客の属性、購入履歴、購入金額、来店回数等)を洗い出しますが、多すぎると管理が煩雑になるので、顧客管理の目的に沿った項目に絞る必要があります。又エクセルは複数の人が同時に編集更新をできないので、データを操作できる人を絞ることも必要です。

バックアップルールは、どのエクセルデータが最新かが不明確になりやすいのと、うっかりデータ削除や改変されやすいので決めておく必要があります。

1)で決めた顧客情報項目からエクセルで顧客管理表を作りますが、ダウンロードサイトにあるテンプレートを活用して作ることもできます。

ファイルサーバーを立てて、顧客管理表の保存場所・アクセス権限の割り当てを決めます。

1)-4)まで用意出来たらテスト運用を行い、もし問題があれば改良を行い、そらから本格的にエクセルで顧客管理を行います。

エクセルでデータを扱う上での注意点

エクセルでの顧客管理で気を付けたいことがいくつかあります。
まず、表の作成の仕方です。一つのシートに複数の表を作成するのはやめましょう。データの並べ替えや抽出などを行うときに不便です。本来扱いたいもの以外の表にもデータの変更の影響が出てしまうことがあります。一つのシートに一つの表を徹底しましょう。
次にデータの入力の仕方です。指名の列には氏名だけを、住所の列には住所だけを、というようにデータを入力する列をデータの種類ごとに決め、それにのっとって入力しましょう。
また、住所などは長くなりがちなので２つのセルにまたがらせたくなりますが、それはご法度です。１セルに一つのデータを入力してください。一つの情報が２セルにまたがると、それぞれが別のデータとみなされてしまいます。

エクセルに限界を感じたらCRMがおすすめ

CRMはCustomer Relationship Managementの頭文字をとった略語で、日本語に訳すと顧客管理となります。顧客との接点や履歴を管理して、個々の顧客に合った関係性を深めて顧客満足度を上げて、収益の拡大を目指していく経営手法です。
CRMシステムはCRMを支援するITツールです。顧客管理を行うツールはエクセル又はCRMシステムのいずれかを使う事が多いです。
CRMシステムは細かく入力された顧客情報を一括管理できる上に素早く情報を取り出しやすいので、効率的に集計して分析しやすいメリットがあります。
さらに、複数の人が同時に編集更新できない・フォーマットを誰かが勝手に改変しやすい・誰でも素早く情報を取り出せない、といったエクセルの欠点を解消します。複数の人が同時に編集更新できる上に、うっかり誰かが書き換えてしまうミスを防ぎ、さらにクラウド上で共有できるので、最新版を共有できます。
又、スマートフォンやタブレットPCからも閲覧・入力がしやすいので、外出先からでも顧客管理ができます。CRMシステムに入力されたデータから、顧客の購入傾向を細かく調べやすいので、さらなる顧客満足度を高める施策を検討しやすくなります。
CRMシステムはエクセルと異なり、導入や維持コストがかかる点は留意する必要があります。