初心者のための効率的な業務マニュアルの作り方

業務マニュアルを作ったことのない人は、作ろうと思っても何から手を付ければいいのかわからないことも多いはず。
今回は効率よくマニュアルの制作ができる方法を一からお教えいたします。

初めての業務マニュアル(作業手順書 )は電子マニュアルで
業務内容の分析の仕方
マニュアルの構成を考える
まとめ

初めての業務マニュアル(作業手順書 )は電子マニュアルで

業務マニュアルは仕事の手順を理解し、スムーズに実施するために欠かせない役割を果たします。
その際には、紙よりも電子マニュアルで作成する方が利便性が高く便利です。
初めに電子マニュアルで作成すれば、後々の対応が効率的に行えます。マニュアルは決して一定のものではありません。仕事上の変化に応じ、効率アップのために常に改定が行われます。
電子データのメリットは、更新作業の手間がかからないことです。仕事状況によって簡単にマニュアル改訂の対応が可能です。面倒がないため更新が後回しにされる事態も防ぐことができます。もちろん新しい情報は全社員によって共有されることが必要です。電子データであれば誰もがすぐに閲覧可能であり共有の促進につながります。
紙のデータの場合は量が多くなれば必要な部分を探すのに時間がかかります。これは業務の流れを妨げる要因になります。一方、電子マニュアルでは検索すればすぐに必要な部分を参照できるため、余計な時間をかけることなく内容の理解ができます。経費の面から考えても紙にはコストがかかりますが、電子データにはその心配はありません。制限なく多くの情報量が盛り込める点もメリットです。デザインを工夫すればより見やすいものを作ることも可能であり、それを簡単に実行できます。
さらに紙よりも持ち運びがしやすいため移動にも便利です。

業務内容の分析の仕方

業務分析はマニュアルを作成して業務の効率化をするために欠かせないプロセスの一つです。
業務マニュアルを作る際に、現在のやり方のどこに問題があるのかを明確にし、その解決策を導き出すための前準備として必ず行わなければいけません。
業務分析は会社全体を対象に行うものですが、最初は社内の業務の種類毎に分けてデータ収集を行うのがスムーズなやり方です。
例えばコンビニの場合だと、まずはレジ・商品補充・清算業務というように大きく分類します。それからレジの場合はレジ打ち・レシート補充・清算業務といったように、清掃の場合は店内清掃・バックヤード清掃のように小分類にして分けていきます。そうして体系化した業務内容をシートなどに記載し、業務毎の担当者や記入担当者が業務実態について記入を行っていくという流れが基本です。
記入する内容としては、「業務の頻度」「業務を行う時間帯」「業務にかかる時間」「担当する人数」などです。また、それぞれの業務担当者の意識のズレを明らかにするためにも、シートに記入する人はできるだけ複数人の方が正確なデータが得られます。
各部署からデータを集めたら、マニュアル作成者が現在の問題点とそれに対する解決策の検討を行います。そうやって不必要なところを削減してその分のリソースを他の業務に回したり、明らかに平均業務時間より長くその場所に滞在する人がいれば早く仕事を終えられるようにしたりする仕組みづくりと指導を行っていきましょう。
そしてこれらの問題点・解決策をまとめた後は、社内全体に業務マニュアルとしてしっかり周知させることが大切です。

マニュアルの構成を考える

業務は始業から終業まで多くの作業があります。
朝に必ずやらなければいけないタスクから、緊急時のトラブル対応まで様々な作業があります。マニュアルが無ければ行きあたりばったりになり、安定した業務遂行は出来ません。そこで一日の流れを全て書き出してみてください。
・朝一のメールチェック
・チーム内の朝のプチミーティング(予定、トラブルの報告、改善など)
・トラブル時の対応、トラブル対応してくれる人のリストアップ
・業務内で使う機械の操作方法
など、あなたの業務の内容を書き出していってみてください。それを重要度を4段階ほどに分けて、一番大切なものからそれほど重要ではないものにジャンル分けをして整理をします。そうやって整理していく事によって、業務を進める上で重要なこと、そうではないものが誰の目にも明確になっていき効率のいい業務マニュアルが出来上がっていきます。
大事なのは誰の目にとっても「重要なこと」「重要ではないこと」が共通認識として把握できるようになることです。その共通の価値観があるからこそ、効率よく業務を回せることも出来るしチームワークを発揮することもできます。
一日の流れを全て一度書き出してみて、重要度によって振り分けることによって社員全員が目指している方向性を同じように出来るマニュアルを作ることができます。