経費削減と聞くと大仰な業務改革をしなければならないようなイメージがありますが、実際には自宅での節約のように少しの工夫で変えられることがたくさんあります。
今回はその中でも簡単で効果の高い経費削減案を３つご紹介します。
経費削減の第一歩｜ペーパーレス化で事務費を節約
アナログな紙にデータや資料をまとめることの一番のデメリットは「コストが多くかかってしまうこと」です。
紙自体にも、資料を印刷するために必要なインク代などのコピー機・プリンターのランニングコストにもお金がかかります。また、保存しておく資料の数が多いと倉庫をレンタルしなければいけないケースも考えられますし、それを管理するための人件費も必要です。紙の資料は閲覧するためにその現物を探さなくてはいけなかったり、離れた場所に送りたいときには手間や郵送料などもかかってきたりします。
また、そうやって資料を探したり送ったりしている間に紛失や破損してしまうこともありますし、保管場所の鍵さえあれば誰でも内容が確認できてしまうため、防犯上のリスクもあります。その点、資料を電子化するとそういったたくさんのリスク・コストを軽減できるので、業務のスリム化にも役立ってくれるのです。
なお、ペーパーレス化を行う場合は社員が直接資料の内容をパソコンに打ち込んだり、スキャナーで読み込んで保存したりするなどの方法があります。しかし、この方法ではかなり手間がかかってしまうので、資料の数が多い会社や社員数が限られたところの場合はちょっと大変です。そういったときはそれらの業務を代行してくれる業者もありますので、状況に応じて検討してみるのも良いでしょう。
ちなみに、これから作成する会議資料だけペーパーレス化しようというのであれば、過去の資料・データをデジタルに変換する必要はありません。この場合はハイスペックPCなども必要なく、スマホやタブレット端末だけで会議を行うこともできます。
最近ではインストールするだけのソフトウェアやアプリなども提供されていますので、割と気軽にペーパーレス化に取り組んでいくことが可能です。
人件費と残業代にさよなら｜経費精算システムを導入しよう
経費清算システムで削減できる最も大きな経費は人件費です。かつては簿記や会見の専門知識が無ければ行えなかった業務が、経費清算システムを利用することで誰でも行えるようになりました。これなら個人経営のお店などであれば事業主が自分で経理もできますし、複数人の人材が必要だった会社でも担当者の人数を絞ることができます。さらに、経費の計算なども自動で行ってくれるため、空いた時間を他の業務に回すことも可能です。税金の申告の期限に間に合わず残業、なんてハプニングも回避できます。
また、もう一つ大きく経費削減できる部分として、ペーパーレス化による紙代や印刷コストなどもあります。経費清算ソフトなどを利用すれば、過去の情報も簡単な操作だけで閲覧できるので、紙の資料を別途管理する必要もありません。
なお、経費清算システムの機能としては、「会計ソフト連携」や「交通費計算」「旅費・出張費計算」といった機能が付いているものが一般的です。その他にも「交通経路確認」とか「スマホアプリと連携できる」といった機能や、「乗換案内・時刻表と連携できるもの」や「クラウド型の管理システムに対応しているもの」など、提供している会社や商品によって様々な種類があります。
中には必要なツールだけ選べるようなカスタマイズ機能が付いているものもあるので、必要に応じて利用する経費清算システムを選び分けてみるのが良いでしょう。
定額制はもってのほか｜出張費は会社側が柔軟に管理
管理がめんどくさいという理由で「飛行機なら普通料金で往復分」「○○県までなら△△円」という風に出張費を定額で決めてしまってはいませんか？
出張に行く本人がチケットなどをとるなら、交通費や宿泊費は早い時期から予約をすることで大幅な割引が得られることがありますし、より安い交通手段を探すこともできます。そうなれば差額は出張に行く人の懐の中へ…。逆にアクシデントで費用が足りなくなることもあるでしょう。そうなれば従業員のモチベーションが下がってしまうこともあります。そうならないよう出張費は会社が柔軟に管理しましょう。
交通手段や宿泊先の手配を会社が行ったり、チケット代などの領収書を提出させ実費のみを支給したりするようにする方法が現実的です。もちろん諸々の手配を従業員に任せる場合は、できるだけ出費を抑えるように念押しすることも忘れないようにしましょう。
余分な出費が出てしまってもきちんと会社が支払ってくれる、という認識を社員に与えれば節約にも快く協力してくれるでしょう。
まとめ
どれもすぐに導入可能なアイデアです。経費削減で悩んでいる方は今すぐ実行してみましょう。
従業員や共同経営者にアイデアを求めるのも良いかもしれませんね。
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